Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Struer Skyttekreds

I henhold til §8 i vedtægter for Struer Skyttekreds er fastsat følgende forretningsorden.

Forretningsordenen skal være tilgængelig for alle medlemmer.

1. Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen vælges i henhold til foreningens vedtægter § 6 pkt. 7.

Formanden og kassereren er på valg forskudt og aldrig i samme år.

Dog med undtagelse af, at en af dem trækker sig fra bestyrelsen.

Umiddelbart efter den ordinære generalforsamling, indkalder bestyrelsen til et konstituerende møde. Mødet skal afholdes senest 2 uger efter generalforsamlingen. På det konstituerende møde udpeges næstformand.

2. Bestyrelsens arbejde

Formanden skal i samarbejde med resten af bestyrelsen formidle et godt samarbejde og sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde.

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at varetage det valgte hverv i henhold til foreningens visioner og målsætninger.

I begyndelsen af bestyrelsesperioden godkender bestyrelsen sin forretningsorden og fastsætter instrukser (håndbogsdokumenter) for sit virke.

Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager og supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret. Indstillinger fra sådanne udvalg forelægges til behandling af bestyrelsen.

Bestyrelsessuppleanter inviteres til at deltage i bestyrelsens møder. Disse har ikke stemmeret.

Bestyrelsens medlemmer debatterer holdninger internt i bestyrelsen, men kommunikerer fælles holdning udadtil.

Bestyrelsens medlemmer optræder loyalt over for hinanden og bidrager konstruktivt til samarbejde og sikring af foreningens fælles målsætning.

Bestyrelsesmedlemmer kan kun godkende udgifter på maximalt 500,00 kr, Ved beløb over dette skal mindst 3 bestyrelsesmedlemmer godkende beløbet. Der skal foreligge kvittering på beløbet, ellers refunderes udgiften som udgangspunkt ikke.

Bestyrelsen kan, mellem bestyrelsesmøder, tage beslutning om enkeltstående sager på mail ved besvarelse og godkendelse. Beslutningen kan kun godkendes ved accept fra minimum 3 bestyrelsesmedlemmer. Beslutningen skal videreformidles på det førstkommende bestyrelsesmøde. Alle udsendelser af beslutningsmails skal iværksættes fra formandens mail: formand@struer-skyttekreds.dk.

Køb og salg af foreningens inventar, våben og IT udstyr, skal godkendes i bestyrelsen og der skal udarbejdes et beslutningsreferat herom.

Udgifter til vedligeholdelse af sikkerhedssystemer og daglig drift er undtaget denne regel.

Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter har ret til at få godtgjort udgifter til godkendte aktiviteter ved aflevering af bilag for disse. Udgifter til brændstof godtgøres med 1,25 kr. pr. km. Skabelon for km. refusion udfyldes og afleveres til kassereren som underskrevet bilag. Foreningen har 1 stk. Brobizz ligger ved foreningens kasserer, til brug ved broafgifter. Denne Brobizz skal anvendes og andre udgifter godtgøres som udgangspunkt ikke. Ved særlige omstændigheder indgås en aftale med foreningens bestyrelse om dækning af disse udgifter.

3. Bestyrelsens møder

Ordinært bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt. Bestyrelsen kan afholde yderligere ordinære bestyrelsesmøder efter behov.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes, når formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Med kravet skal angives de punkter, der ønskes behandlet.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med 14 dages varsel. Sammen med indkaldelsen udsendes dagsordenen og evt. bilagsmateriale.

Dagsordenen bør udformes således, at bestyrelsesmedlemmerne får et fyldestgørende billede af de anliggender, der omfattes af dagsordenens punkter. Følgende punkter er faste på dagsordenen:

• Opfølgning på forrige bestyrelsesmøde
• Informationer siden sidste bestyrelsesmøde
• Økonomi Status fra kassereren
• Opfølgning på strategier og målsætninger
• Opfølgning på bestyrelsens Aktionsliste

Bestyrelsens møder ledes af formanden. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 af medlemmerne er til stede. Bestyrelsens afgørelser træffes ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Referenten vælges ved opstart af bestyrelsesmøde. Det er aftalt i bestyrelsen, at opgaven skal gå på tur mellem bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne.

Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der umiddelbart efter mødet lægges på foreningens Google Drev og annonceres over for bestyrelsen. Bestyrelsen har herefter 8 dage til at fremkomme med indsigelser. Herefter offentliggøres referatet på foreningens hjemmeside. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat.

4. Bestyrelsens besluttede instrukser

Forretningsordenen og instrukserne findes i foreningens håndbog og beskriver hvad og hvilke instrukser, der skal efterleves af foreningens medlemmer, udvalg og bestyrelse.

5. Retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og nedsatte udvalg

Bestyrelsen er ansvarlig for etablering af nødvendige skydeudvalg til at forestå foreningens virke.
De enkelte udvalg skal sikre gennemførelse og udvikling af de aktiviteter, som foreningen har besluttet og henviser til. Udvalg skal indhente godkendelse til udgifter ved bestyrelsen inden der iværksættes indkøb.

6. Ændring af forretningsorden

Ændring i eller tillæg til forretningsordenen kræver, at et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer herfor.

Vedtaget på bestyrelsesseminar den 5. maj, 2024