Forretningsorden

Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen i Struer Skyttekreds

I henhold til §8 i vedtægter for Struer Skyttekreds er fastsat følgende forretningsorden.

  1. Bestyrelsens konstituering

Bestyrelsen vælges i henhold til foreningens vedtægter § 6 pkt. 7.

Umiddelbart efter den ordinære generalforsamling (samme aften), indkalder bestyrelsen til et konstituerende møde. Mødet skal afholdes inden 2 uger efter generalforsamlingen. På det konstituerende møde udpeges formand, næstformand, kasserer og 2 bestyrelsesmedlemmer.

  1. Bestyrelsens arbejde

Formanden skal formidle et godt samarbejde i bestyrelsen og sikre, at bestyrelsen fungerer tilfredsstillende, og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde.

Bestyrelsesmedlemmerne har pligt til at varetage det valgte hverv i henhold til foreningens visioner og målsætninger.

I begyndelsen af bestyrelsesperioden godkender bestyrelsen sin forretningsorden og fastsætter instrukser (håndbogsdokumenter) for sit virke.

Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager og supplere sig med særligt sagkyndige. Disse har ikke stemmeret. Indstillinger fra sådanne udvalg forelægges til behandling af bestyrelsen.

Bestyrelsessuppleanter inviteres til at deltage i bestyrelsens møder. Disse har ikke stemmeret.

Bestyrelsens medlemmer debatterer holdninger internt i bestyrelsen, men kommunikerer fælles holdning udadtil.

Bestyrelsens medlemmer optræder loyalt over for hinanden og bidrager konstruktivt til samarbejde og sikring af foreningens fælles målsætning.

Bestyrelsen yder skattefri godtgørelse til medlemmer af bestyrelsen jf. de af SKAT, fastsatte regler herom. For 2015/16 ydes 1500,00 kr. til henholdsvis formand og kasserer og 1000,00 kr. til hver af de øvrige 3 bestyrelsesmedlemmer.

De skattefrie godtgørelser udbetales hver år i januar måned, mod underskrift af dertil udarbejdet udgift bilag.

  1. Bestyrelsens møder

Ordinært bestyrelsesmøde afholdes mindst 4 gange årligt. Bestyrelsen kan afholde yderligere ordinære bestyrelsesmøder efter behov.

Ekstraordinært bestyrelsesmøde skal afholdes, når formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter krav herom. Med kravet skal angives de punkter, der ønskes behandlet.

Formanden indkalder til bestyrelsesmøder med 14 dages varsel. Sammen med indkaldelsen udsendes dagsorden og evt. bilagsmateriale.

Dagsorden bør udformes således, at bestyrelsesmedlemmerne får et fyldestgørende billede af de anliggender, der omfattes af dagsordenens punkter. Følgende punkter er faste på dagsordenen:

  • Kommentarer til seneste referat
  • Informationer
  • Økonomistatus og budgetopfølgning
  • Opfølgning på strategier og målsætninger.

Bestyrelsens møder ledes af formanden, der ligeledes er referent. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsens afgørelser træffes ved almindeligt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Bestyrelsens beslutninger optages i et referat, der udsendes umiddelbart efter mødet til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som herefter har 8 dage til at fremkomme med indsigelser. Herefter offentliggøres referatet på foreningens hjemmeside. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening ført til referat.

  1. Bestyrelsens besluttede instrukser

Forretningsordenen og instrukserne findes i foreningens håndbog og beskriver hvad og hvilke instrukser det er besluttet at foreningens bestyrelse, udvalg og medlemmer skal efterleve.

  1. Retningslinjer for arbejdsdelingen mellem bestyrelsen og nedsatte udvalg

Bestyrelsen er ansvarlig for etablering af nødvendige skydeudvalg til at forestå foreningens virke.
De enkelte udvalg skal sikre gennemførelse og udvikling af de aktiviteter, som foreningen har besluttet og henviser til.

  1. Ændring af forretningsorden

Ændring i eller tillæg til forretningsordenen kræver, at et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer herfor.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 4. juli 2017